Hysbysiad Preifatrwydd

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn egluro beth i’w ddisgwyl pan fod ORS yn casglu eich data personol. Bydd y wybodaeth safonol isod yn berthnasol, oni bai fe’ch cynghorwyd o unrhyw beth gwahanol. Lle nad yw’r wybodaeth safonol isod yn berthnasol, byddwn yn dweud wrthych yn ystod cyfweliad neu ar lythyr neu holiadur. Yn yr achosion hynny, bydd y wybodaeth penodol a roddir i chi yn berthnasol yn lle.

Cyflwyno ORS

Mae Opinion Research Services Ltd (ORS) yn gwmni cyfyngedig. Rydym yn gofrestredig yn Lloegr a Chymru i ymgymryd ag Ymchwil i’r Farchnad a Phleidleisio Barn y Cyhoedd a rhif cofrestredig ein cwmni yw 02904006.

Mae ORS yn sefydliad ymchwil cymdeithasol annibynnol sy’n gweithredu ledled y DU. Rydym ni’n gweithio dros y sectorau cyhoeddus, gwirfoddol a phreifat gan ymgynghori ar ystod eang o faterion cymdeithasol megis diogelwch cymunedol, tai, iechyd a materion lleol eraill. Drwy gydweithio â’n cleientiaid, ein bwriad yw deall eich barnau, anghenion a blaenoriaethau.

Mae ORS yn achrededig fel Cwmni Partner y Gyndeithas Ymchwil Marchnad (MRS) ac rydym yn cadw at eu Cod Ymddygiad. Mae hyn yn cadarnhau ein bod yn gweithredu i’r safonau proffesiynol uchaf. Mae ORS hefyd yn aelod o’r Cynllun Rheoli Ansawdd Cyfwelwyr (IQCS). Rydym bob amser yn bodloni ac yn aml yn rhagori ar ofynion IQCS sy’n darparu safon ansawdd meincnod y diwydiant ar gyfer casglu data.

Ein hymagwedd at breifatrwydd a diogelu data

Mae ORS yn cymryd diogelwch gwybodaeth o ddifrif ac mae’r holl ddata rydym yn ei brosesu bob amser yn ddiogel.

Mae gennym System Rheoli Diogelwch Gwybodaeth sydd wedi’i hachredu i ISO 27001. Mae hyn yn cynnwys diogelwch ein systemau TG, diogelwch ffisegol ein hadeiladau a’r mesurau gweithredol sydd ar waith trwy bolisïau, gweithdrefnau ac arferion gwaith. Mae ein systemau TG hefyd wedi’u hachredu o dan Cyber Essentials a oruchwylir gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol. Mae unrhyw systemau neu feddalwedd newydd a ddatblygwn yn cael eu dylunio gyda phreifatrwydd mewn golwg.

Os gofynnwyd i chi gymryd rhan mewn prosiect a bod gennych unrhyw gwestiynau am breifatrwydd neu ddiogelu data, gallwch gysylltu â Rheolwr y Prosiect. Dylai eu manylion fod eisoes ar gael i chi. Fel arall, gallwch gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data:

Sut rydym yn rheoli eich data

Sut gafodd ORS fy manylion cyswllt?

Yn ddibynnol ar y prosiect, bydd ORS yn dod o hyd i fanylion cyswllt mewn nifer o ffyrdd, ond dylai hyn gael ei egluro yn y wybodaeth am yr holiadur neu gan un o gyfwelwyr ORS. Mae ORS weithiau’n cael manylion cyswllt gan ei gleientiaid, fel arfer lle rydych chi wedi cael rhywfaint o gyswllt â nhw ac maen nhw’n ceisio cael adborth ar y gwasanaeth a ddarperir i chi, neu gan ddarparwr masnachol manylion cyswllt. Mae darparwyr o’r fath wedi’u rhwymo gan ddeddfwriaeth diogelu data i sicrhau bod ganddynt sail gyfreithiol ddilys dros drosglwyddo eich gwybodaeth atom at ddibenion ymchwil, a sicrhau bod gwybodaeth breifatrwydd priodol ar gael i chi ynglŷn â’r pwrpas hwn.

Mae gan ORS rwymedigaeth i sicrhau gall y data sy’n cael ei ddarparu i ni ei ddefnyddio at y dibenion hyn. Os credwch chi na ddylai eich manylion gael eu pasio at ORS, rhowch wybod i ni er mwyn i ni godi’r pryder gyda’r sefydliad a roddodd y manylion cyswllt i ni.

Pan roddwyd eich manylion cyswllt i ni gan un o’n cleientiaid, byddwch naill ai wedi cytuno i hyn pan roddoch chi eich manylion cyswllt iddynt neu dylent fod wedi eich hysbysu y byddai’ch gwybodaeth yn cael ei drosglwyddo i ORS neu i sefydliad sy’n cynnal yr ymchwil.

Yn yr achos olaf, mae’r wybodaeth a roddir i ORS yn cael ei wneud naill ai o dan fuddiannau dilys ein cleient i gynnal yr ymchwil neu, lle eu bod yn awdurdod cyhoeddus, mae’n angenrheidiol i rannu’r wybodaeth er mwyn cynnal y dasg ymchwil er budd y cyhoedd.

Bydd cleientiaid ORS weithiau’n rhoi gwybodaeth ychwanegol i ORS amdanoch chi, ynghyd â’ch manylion cyswllt, ond dim ond gwybodaeth sydd ei hangen er mwyn cynnal neu adrodd yr ymchwil fydd hyn.

Ni fydd ORS yn ceisio trosglwyddo unrhyw wybodaeth a allai eich adnabod heb eich caniatâd, oni bai y cewch wybod fel arall yn ystod yr ymchwil.

Pam ydych chi wedi cysylltu â mi pan fy mod i ar y gofrestr TPS neu MPS?

Mae’r Gwasanaeth Dewis Ffôn (TPS) a’r Gwasanaeth Dewis Post (MPS) yn wasanaethau sy’n bodoli er mwyn i unigolion atal eu manylion rhag cael eu defnyddio at ddiben marchnata uniongyrchol. Gan fod ORS yn cynnal ymchwil ac nid yw’n marchnata nwyddau na gwasanaethau, nid yw’r rhwymedigaeth i ddefnyddio’r rhestrau atal hyn yn berthnasol.

Mae ORS yn cadw ei restrau ‘dim cyswllt pellach’ ei hun i sgrinio yn erbyn samplau ar gyfer prosiectau ymchwil. Os hoffech chi gael eich cynnwys yn y rhestrau hyn, yna anfonnwch eith manylion. Gwnewch yn siwr i roi gwybod am unrhyw rifau ffôn, cyfeiriadau ebost a chyfeiriadau post nad ydych am i ni eu defnyddio:

Byddwn bob amser yn dileu eich manylion cyn gynted a phosibl. Gall gymryd hyd at wythnos i rifau ffôn a chyfeiriadau ebost i gael eu tynnu oddi ar unrhwy brosiectau cyfredol. Gall gymryd hyd at mis i gyfeiriadau post cael eu tynnu, oherwydd yr amseroedd arwain hwy ar y prosiectau hynny.

A fyddaf yn cael fy adnabod?

Mae ORS yn gosod ‘Preifatrwydd yn Ddiofyn’. Golyga hyn na fyddwch chi’n cael eich adnabod gan unrhyw un tu allan i dîm prosiect ORS, oni bai bod ORS wedi gofyn am ganiatâd penodol i gael eich adnabod mewn unrhyw ddata sy’n cael ei anfon at ein cleient(iaid) a/neu ganlyniadau cyhoeddedig, a bod y caniatâd wedi cael ei roi gennych chi yn ystod yr ymchwil.

Dim ond ffeiliau gweithiol mewnol sydd â gwybodaeth a all eich adnabod gan y ffeiliau yn unig, a bydd y wybodaeth hon yn cael ei thynnu cyn gynted â phosib os nad oes angen arno’n hwyrach (yn ffugenwol).

Os ofynnit i chi roi eich caniatâd i gael eich adnabod, byddwch chi ond yn cael eich adnabod i’r bobl, neu’r sefydliadau, yr ydych wedi cael gwybod amdanynt ac wedi rhoi eich caniatâd iddynt, a neb arall.

Rydym ni’n ofalus iawn wrth adrodd gwybodaeth ac fel arfer, mae adroddiadau cyhoeddedig yn cynnwys data cydgasgledig/cyfunol. Lle bod isgrwpiau penodol o ymatebwyr yn fach ac yn debygol o alluogi adnabyddiaeth, ni fydd y canlyniad yn cael ei gyflwyno.

Pwy arall allai fy nata gael ei rannu â nhw?

Ni fydd ORS byth yn rhoi gwybodaeth bersonol a gesglir ar gyfer ymchwil i unrhyw drydydd parti arall nad ydynt wedi’u crybwyll naill ai yn y ddogfen hon neu ar adeg casglu data heb esbonio’r pwrpas a chael eich caniatâd.

Yr unig eithriad i hwn yw lle bod gan ORS bryder syfrdanol am les unigolyn neu fod trosedd wedi cael ei gyflawni heb ei adrodd. Yn yr amgylchiadau hyn, gall ORS adrodd ei bryderon at yr awdurdodau perthnasol, fel y caniateir gan ddeddfwriaeth diogelu data.

Ble fydd fy nata yn cael ei storio?

Mae systemau TG ORS yn fewnol ac mae ein swyddfeydd a’n canolfan alwadau wedi’u seilio yn y DU.

Yn bennaf, mae ein cleientiaid wedi’u seilio yn DU, felly yn gyffredinol, nid yw ORS yn trosglwyddo data wedi’i gasglu gan ein hymchwil i unrhyw le tu allan i’r DU. Fodd bynnag, mewn achosion prin lle eich bod chi’n ymateb i holiadur ar gyfer cleient sydd wedi’i seilio tu allan i’r Undeb Ewropeaidd, byddwch chi’n cael gwybod am hyn a’r mesurau diogelwch sy’n bodoli i drosglwyddo eich data ar wahan.

Yn bwysig, nid yw ORS yn defnyddio trydydd parti na chwmwl storio ar gyfer unrhyw ddata personol.

Pa mor hir fydd fy nata yn cael ei gadw?

Fel arfer, bydd ORS yn cadw gwybodaeth (ond am recordiadau ffôn) a fydd yn eich adnabod am flwyddyn ar ôl cwblhau’r prosiect. Gwneir hyn rhag ofn bod angen i ORS fynd yn ôl at y wybodaeth am ryw reswm (e.e. i ddilysu canlyniadau neu wneud rhagor o ddadansoddi ar gyfer cleient).

Un blwyddyn yw’r cyfnod diofyn a argymhellir gan ISO 20252:2019 – Market, Opinion and Social Research. Os oes cyfnod cadw gwahanol gan yr ymchwil rydych chi wedi cymryd rhan ynddi, byddwch chi wedi cael gwybod am hyn yn yr holiadur neu yn ystod yr ymchwil.

Wrth i ni weithio ar brosiect, byddwn ni fel arfer yn dileu unrhyw wybodaeth a all eich adnabod yn uniongyrchol yn y setiau o ddata, ond gallwch chi fod yn adnabyddadwy i ORS o’r data crai gwreiddiol. Ar ôl y cyfnod cadw penodedig, rydym ni’n dileu eich manylion personol yn gyfan gwbl, a dylai hi fod yn amhosibl i’ch adnabod drwy unrhyw ddull rhesymol; bydd eich ymatebion dienw wedyn yn cael eu cadw at ddibenion ymchwil yn unig.

Mae’r arolygon, ymgynghoriadau ac ymchwil arall y mae ORS yn arwain ar ran cleientiaid ORS yn eich galluogi i roi eich adborth ar wasanaethau neu ddweud eich dweud ar bolisïau cyhoeddus. Nid oes unrhyw rwymedigaeth i gymryd rhan ac nid oes unrhyw ganlyniadau negyddol i wrthod cymryd rhan neu ddewis peidio ag ateb unrhyw gwestiynau, neu bob un o’r cwestiynau, ac eithrio’r ffaith na fydd eich adborth yn llywio ymchwil ein cleient.

A fydd fy nata’n cael ei gadw’n ddiogel?

Fel y nodir uchod, mae gan ORS System Rheoli Diogelwch Gwybodaeth sydd wedi’i hachredu i ISO 27001:2013. Mae hyn yn cynnwys diogelwch ein systemau TG, diogelwch corfforol ein safleoedd a’r mesurau gweithredol sydd yn eu lle drwy bolisiau, gweithdrefnau ac arferion gwaith. Dyluniwyd unrhyw systemau neu feddalwedd newydd a ddatblygwn gyda phreifatrwydd.

Mae systemau TG ORS hefyd wedi’u hachredu dan Gynllun Hanfodion Seiber a gefnogwyd gan Lywodraeth y DU.

Yn brin iawn bydd data personol yn gadael ein safleoedd. Fodd bynnag, mae unrhyw ddata a gedwir ar ddyfeisiau symudol (e.e. ffonau symudol, tabledi, gliniaduron, ffyn USB, ac ati) wedi’i hamgryptio (wedi’i storio mewn ffurf na ellir ei ddarllen a gyda chyfrinair yn ei ddiogelu) a gellir ei ddileu o bell pan fod technoleg yn ei ganiatáu.

A fydd fy nata’n cael ei ddileu’n ddiogel?

Mae’r holl wybodaeth ar bapur/copi caled (e.e. holiaduron papur, nodiadau llaw gan grwpiau ffocws, ac ati) yn cael ei dinistrio ar safleoedd ORS gan gwmni rhwygo ac ailgylchu proffesiynol sydd hefyd wedi cael ei achredu gan ISO 27001 ac sy’n cael ei reoli gan gontract a’i oruchwylio gan aelod o staff ORS wrth gyflawni eu tasg. Maent yn rhoi tystysgrifau gwaredu diogel i ni fel rhan o’u gwasanaeth.

Mae caledwedd a dyfeisiau y mae data personol wedi cael ei storio arnynt hefyd yn cael eu dinistrio gan ddefnyddio dull priodol a diogel.

Ymateb i holiadur neu cymryd rhan mewn cyfweliad

Fel rhan o ddarpariaeth ein gwasanaeth, gallwn ni ofyn i chi lenwi holiadur. Fel arfer, mae hyn yn casglu gwybodaeth dros un i’n cwsmeriaid a bydd y wybodaeth yn cael ei defnyddio i wella’r gwasanaethau’n uniongyrchol, neu’n anuniongyrchol, i chi.

Cyfweliadau wyneb-yn-wyneb

Mae’r data o gyfweliadau wyneb-yn-wyneb yn cael ei storio ar dabledi y mae’r cyfwelwyr yn eu cario cyn cael ei anfon yn ôl at weinyddion ORS. Mae’r tabledi eu hunain a’r cysylltiad ar gyfer trosglwyddo’r data i’r gweinydd yn cael eu hamgryptio (wedi’u storio mewn ffurf na ellir eu darllen ac sydd wedi’u diogelu â chyfrinair) i sicrhau diogelwch eich data.

Unwaith i rai o’r cyfweliadau wedi’u cwblhau ac wedi i drosglwyddiad i’r gweinydd ei gadarnhau, nid yw’r data bellach yn cael ei storio ar y tabledi.

Cyfweliadau dros y ffôn

Caiff cyfweliadau dros y ffôn eu cofnodi at ddibenion hyfforddiant ac ansawdd ac weithiau gall aelod uwch o staff fonitro galwadau er mwyn rhoi adborth i gyfwelwyr ar eu perfformiad.

Y mae o fuddiannau cyfreithlon ORS i wneud y cofnodion hyn a’u defnyddio i gynnal safonau uchel o ansawdd, a gallu gwirio bod y wybodaeth a gasglwyd mor gywir â phosib. Mae hefyd yn fantais i’r rhai sy’n cwblhau cyfweliadau os oes angen iddynt glywed yr hyn a ddywedwyd yn ystod y cyfweliad am ba reswm bynnag.

Oni bai ei fod wedi’i hysbysu’n wahanol, cedwir y cofnodion hyn am flwyddyn ar ôl diwedd y flwyddyn ariannol flaenorol.

Cyfweliadau manwl ac ymchwil ansoddol arall

Ar ddechrau’r gweithgareddau hyn, efallai y gofynnir i chi am ganiatâd i gofnodi sain y sesiwn sy’n cael ei gynnal. Pwrpas y cofnod yw galluogi ymchwilwyr ORS i adrodd ar ganlyniadau’r sesiwn yn haws ac yn fwy cywir. Os bydd unrhyw un sy’n mynychu’r sesiwn yn gwrthod, ni fydd y sesiwn gyfan yn cael ei recordio, dim ond nodiadau llaw fydd yn cael eu defnyddio.

Fel rheol, cedwir y recordiadau hyn am flwyddyn ar ôl diwedd yr astudiaeth ymchwil, neu yn hirach o dan amgylchiadau penodol (yn yr achos hwnnw, cewch wybod am y cyfnod gwirioneddol yn ystod y cyfweliad neu’r grŵp trafod), ond fe’u dileir ar ôl yr amser hwn.

Holiaduron ar-lein

Yn ogystal â’r manylion uchod am ein gwefannau a chwcis, wrth i chi ymateb i un o holiaduron ar-lein ORS, byddwn hefyd yn cofnodi eich Llinyn Asiant Defnyddiwr. Mae hwn yn llinell o destun sy’n nodi pa fersiwn o’r porwr rydych chi’n ei ddefnyddio a’r system weithredu ar eich cyfrifiadur. Mae hyn yn galluogi’r holiadur i gael ei dangos mewn ffurflen sydd orau i feddalwedd eich cyfrifiadur.

Gall hyn, ynghyd â’ch cyfeiriad IP a chwci, gael ei ddefnyddio wrth wirio am ymatebion dyblyg i’r holiadur. Fel nodir uchod, ni fydd hyn fel arfer yn galluogi ORS i’ch adnabod chi fel unigolyn, ac ni fydd hyn byth yn cael ei ddefnyddio at y pwrpas hwn.

Holiaduron a llythyron drwy’r post

Weithiau, bydd ORS yn defnyddio cwmni argraffu proffesiynol. Fel arfer, bydd hyn yn digwydd lle mae rhestrau cyswllt yn cael eu tynnu o Ffeil Cyfeiriadau Cod Post y Post Brenhinol (PAF), sy’n gronfa ddata o bob cyfeiriad yn y wlad (heb unrhyw wybodaeth adnabod arall), er bod ein cleientiaid neu ddarparwr masnachol weithiau yn darparu rhestrau cyswllt.

Pan fo ORS yn trosglwyddo manylion cyswllt i gwmni argraffu proffesiynol, caiff prosesu’r data a roddir iddynt ei reoli’n llym drwy gontract (sef Cytundeb Prosesu Data). Mae hyn yn cyfyngu’r argraffwyr i ddilyn ein cyfarwyddyd ysgrifenedig yn unig, i gwrdd â’n gofynion ar gyfer diogelwch gwybodaeth a dim ond i ddal y data cyhyd ag y bydd ei angen arnynt er mwyn argraffu’r ffurflenni neu’r llythyrau. Rydym hefyd yn gofyn am gadarnhad ganddynt eu bod nhw wedi dileu’r wybodaeth ar ôl.

Paneli mynediad

Os ydych wedi cael eich recriwtio naill ai i un o baneli mynediad ORS neu i banel y mae ORS yn cynnal ar ran cleient, dim ond i gynnal prosiectau ymchwil y bydd eich gwybodaeth yn cael ei ddefnyddio.

Lle ein bod ni wedi casglu eich cyfeiriad at ddibenion ymchwil, gellir rhannu hyn gydag argraffydd masnachol i ganiatáu argraffiad swmp o ffurflenni neu lythyrau. Gallwn ni hefyd ddefnyddio gwasanaeth newid cyfeiriad neu sgrinio marwolaeth masnachol i gadw’r paneli rydym ni’n eu cynnal wedi’u diweddaru. Rheolir yr holl ddata sy’n cael ei rannu fel hwn gan gontract a bydd data yn cael ei ddileu gan y contractwr ar ôl cwblhau’r gweithrediad ac ni chaiff ei ddefnyddio at unrhyw ddiben arall.

Yn achos panel y mae ORS yn cynnal ar ran cleient, bydd eich gwybodaeth ond yn cael ei gadw gan ORS cyn belled â’n bod ni wedi ein contractio i reoli’r panel hwnnw. Ar ôl yr amser hwn, gellir ei drosglwyddo i’n cleient neu i ddarparwr ymchwil arall a ddewiswyd yn ofalus.

Ni fydd eith gwybodaeth byth yn cael eu rhannu at ddibenion gwerthu neu farchnata.

Cyfeirnod ID

Pan rydyn ni’n anfon llythyrau a holiaduron, fe fydd yn aml cyfeirnod unigryw ar y blaen. Mae hwn yna i ein galluogi cofnodi a cadw llygad ar post sydd wedi methu, holiaduron sy’n cael ei gwrthod a cwbwlhau, neu ar gyfer pwrpasau gweinyddol fel creu appwyntiadau gyda cyfwelwyr wyneb yn wyneb.

Fe all gwahoddiadau i gymryd rhan mewn arolygon ar-lein cynnwys côd i deipio (weithiau wedi ei gynnwys yn yr Lleolydd Adnoddau Unffurf (URL) mewn gwahoddiad ebost) i eich galluogi i mynedi’r cofnod cywir a rhwystro cyflawniadau lluosog.

Er gallwn eich adnabod gyda’r cyfeirnodau, ac gallant cael ei ddefnyddio i atodi gwybodaeth am eich lleoliad cyffredinol (e.e. awdurdod lleol neu adran), ni ddefnyddir i eich enwi i’r cleient heb i chi wybod.

Ymchwil bellach

Os ydych wedi cytuno i gymryd rhan mewn ymchwil bellach, bydd eich data yn cael ei storio’n ddiogel a dim ond i gynnal prosiectau ymchwil y bydd eich gwybodaeth yn cael ei ddefnyddio

Lle ein bod ni wedi casglu eich cyfeiriad at ddibenion ymchwil, gellir rhannu hyn gydag argraffydd masnachol i ganiatáu argraffiad swmp o ffurflenni neu lythyrau. Rheolir yr holl ddata sy’n cael ei rannu fel hwn gan gontract a bydd data yn cael ei ddileu gan y contractwr ar ôl cwblhau’r gweithrediad ac ni chaiff ei ddefnyddio at unrhyw ddiben arall.

Ni fydd eith gwybodaeth byth yn cael eu rhannu at ddibenion gwerthu neu farchnata.

Cymryd rhan mewn cyfweliad ar gyfer Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr

Mae gan ORS lawer o gleientiaid sy’n Awdurdodau Lleol gyda chyfrifoldeb statudol i asesu anghenion llety Sipsiwn, Teithwyr a Siewmyn Teithiol yn rheolaidd

Pwrpas yr asesiad o angen yw sefydlu sylfaen dystiolaeth i lywio’r broses o wneud cynlluniau datblygu awdurdodau lleol a gwneud penderfyniadau. Cesglir y wybodaeth sydd ei hangen ar gyfer yr asesiadau hyn drwy gyfuniad o gyfweliadau wyneb yn wyneb a thros y ffôn, a chofnodir arsylwadau mewn ymweliadau safle.

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data a gesglir drwy’r asesiadau anghenion hyn yw ei bod yn dasg er budd y cyhoedd sy’n angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â chyfraith berthnasol y sector cyhoeddus.

Mae deddfwriaeth berthnasol a pholisïau a chanllawiau cenedlaethol cysylltiedig yn cynnwys:

  • Deddf Tai 1985
  • Deddf Cynllunio a Phrynu Gorfodol 2004
  • Rheoliadau Cynllunio Gwlad a Thref (Cynllunio Lleol) (Lloegr) 2012
  • Deddf Tai (Cymru) 2014
  • Cynnal Asesiadau Llety Sipsiwn a Theithwyr 2015
  • Polisi Cynllunio Cymru 2016
  • Deddf Tai a Chynllunio 2016

Y sail gyfreithiol ar gyfer casglu categorïau arbennig o ddata personol (e.e. grŵp ethnig, iechyd/anabledd, ac ati) yw budd cyhoeddus sylweddol. Mae hyn yn seiliedig ar Ddeddf Cydraddoldeb 2010, i sicrhau y darperir gwasanaethau i bob grŵp ac i osgoi gwahaniaethu.

Er nad yw’r seiliau cyfreithiol hyn yn rhoi’r hawl i chi dynnu yn ôl yn gyfreithiol, byddwn yn dal i geisio anrhydeddu unrhyw geisiadau. Felly, rhowch wybod i ni os ydych am i’ch gwybodaeth gael ei dileu. Fodd bynnag, byddwn fel arfer dim ond yn gallu dileu eich gwybodaeth tra byddwn yn dal i gwblhau cyfweliadau ar gyfer yr asesiad.

Oherwydd y cyfnodau amser sydd eu hangen i baratoi cynlluniau datblygu cedwir y data am gyfnod cychwynnol o chwe blynedd o ddyddiad cyhoeddi’r asesiad. Mae opsiwn i ymestyn y cyfnod hwn pe bai’n ofynnol gan y broses archwilio a mabwysiadu’r cynllun datblygu, ac unrhyw ymyriad dilynol gan yr Ysgrifennydd Gwladol. Ar ôl i’r cyfnod hwn ddod i ben, bydd data’n cael ei gadw mewn fformat dienw pe bai unrhyw heriau cyfreithiol pellach yn cael eu gwneud i’r cynllun datblygu.

Rydw i am gyflwyno ymateb i ymgynghoriad statudol

Pan fo rhwymedigaeth statudol ar gleient ORS i gynnal ymgynghoriad cyn gwneud penderfyniadau ynghylch y gwasanaethau a ddarperir yn statudol, y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data a gesglir drwy’r holiadur ymgynghori agored yw ei fod yn dasg er budd y cyhoedd sy’n angenrheidiol i gydymffurfio â’r ddeddf sector cyhoeddus perthnasol, er enghraifft:

  • Deddf y Gwasanaeth Iechyd Gwladol 2006
  • Deddf Gwasanaethau Tân ac Achub 2004
  • Deddf Datganoli Dinasoedd a Llywodraeth Leol 2016
  • Deddf Tai 1985
  • Deddf Tai 2004

Mae’r angen i gasglu categorïau penodol o ddata personol (e.e. grŵp ethnig, iechyd/anabledd, tueddfryd rhywiol, ac ati) ac felly o fudd mawr i’r cyhoedd, yn seiliedig ar Ddeddf Cydraddoldeb 2010, i sicrhau bod gwasanaethau’n cael eu darparu i bob grŵp ac i osgoi gwahaniaethu.

Er nad yw’r canolfannau cyfreithiol hyn yn rhoi’r hawl i chi dynnu yn ôl yn gyfreithiol, byddem fel arfer yn dal i anrhydeddu unrhyw gais i gael eich ymateb wedi’i dynnu o’r ymgynghoriad cyn i’r wybodaeth gael ei adrodd cyhyd â bod modd i ni nodi eich ymateb yn y data. Hefyd, fel arfer dim ond yn ystod y cyfnod ymgynghori y byddwn yn gallu dileu eich gwybodaeth. Ni allwn ddileu ymatebion ar ôl i’r wybodaeth gael ei hadrodd oni bai bod cyfiawnhad cyfreithiol.

Gwneud cais am swydd

O bryd i’w gilydd mae angen i ni recriwtio staff ac felly byddwn yn gwahodd pobl i anfon ceisiadau neu CVs atom yn uniongyrchol. Dim ond at ddibenion recriwtio y bydd y rhain yn cael eu defnyddio ac ORS yw unig reolwr data’r wybodaeth hon.

Efallai y byddwn hefyd yn hysbysebu trwy wefannau recriwtio neu asiantaethau eraill. Maen nhw a ni ill dau yn rheolwyr ar gyfer unrhyw wybodaeth rydych chi’n ei chyflwyno i ni trwy eu platfform. Felly, efallai y byddwch hefyd am weld y wybodaeth preifatrwydd a ddarperir gan ba bynnag wasanaeth rydych wedi’i ddefnyddio, neu’n ystyried ei ddefnyddio, er mwyn gwneud cais.

Ein sail gyfreithiol ar gyfer casglu’r wybodaeth a ddarperir gennych wrth wneud cais yw ei bod er ein buddiannau cyfreithlon i gasglu eich data er mwyn llenwi swydd wag. Mae hefyd yn amlwg o fudd i chi wneud cais am y swydd.

Ni fydd eich data’n cael ei rannu gan ORS ag unrhyw drydydd parti a dim ond at ddibenion sy’n ymwneud â’ch cais y byddwn yn cysylltu â chi.

Mae ORS yn cadw’r holl ddata personol yn y DU ac ni fydd eich data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU.

Os na wneir cynnig i chi neu os na chaiff ei dderbyn gennych, byddwn yn dileu/dinistrio eich cais ar ôl dau fis i lenwi’r swydd wag.

Mae’r hawl mynediad, hawl i gael gwybod, hawl i unioni, hawl i wrthwynebu, hawl i gyfyngu prosesu a’r hawl i wneud cwyn a ddisgrifir isod i gyd yn berthnasol i’ch cais. Mae’r hawl i gael eich anghofio hefyd yn berthnasol ond dim ond yn yr amgylchiadau ein bod wedi cadw eich data am fwy o amser nag oedd angen.

Gall methu â darparu rhywfaint o wybodaeth neu ddarparu gwybodaeth anghywir, neu gamarweiniol, effeithio ar lwyddiant eich cais.

Sylwch, os cewch eich penodi i swydd, bydd Hysbysiad Preifatrwydd Staff ORS ac amserlen gadw yn berthnasol wedyn. Bydd hwn ar gael i chi ar yr adeg y cynigir y swydd i chi.

Beth yw fy hawliau?

Yr hawl i dynnu caniatâd yn ôl

Os ydych chi wedi rhoi caniatâd i ni brosesu eich data personol, mae gennych chi’r hawl i dynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Os hoffech chi wneud hyn, cysylltwch â staff y prosiect, y rydych chi wedi derbyn eu manylion. Fel arall, gallwch:

Yr hawl i gael gwybod

Mae gennych chi’r hawl i gael gwybod am:

  • Y diben y mae eich data personol yn cael ei brosesu ar ei gyfer
  • Y categorïau data sy’n cael eu prosesu
  • Y (categorïau o) pwy sy’n derbyn eich data
  • Y cyfnod tebygol y bydd eich data yn cael ei storio neu’r broses benderfynu ei ddileu yn y pen draw, a
  • Bodolaeth a manylion am unrhyw benderfyniadau awtomataidd

Mae hwn ar gael i chi drwy’r wybodaeth yn yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn ogystal â’r wybodaeth a roddwyd i chi ochr yn ochr â, neu o fewn, y deunydd ymchwil, cyfweliad neu weithgaredd grŵp.

Yr hawl mynediad, a elwir hefyd yn Gais Mynediad at Bwnc

Yn ogystal â chael eich hysbysu am yr uchod, mae gennych chi’r hawl i gael copi o’ch data a gedwir gan ORS. Er mwyn chwilio am y wybodaeth gywir, efallai y bydd angen i ORS ofyn i chi am ddarnau penodol o wybodaeth er mwyn gwneud chwiliadau digonol, yn ogystal â chadarnhau’ch hunaniaeth.

Lle fod un o gleientiaid ORS wedi derbyn Gais Mynediad at Bwnc, byddwn ni hefyd yn rhoi pob cymorth iddynt wrth gydymffurfio ag unrhyw geisiadau y maent yn eu derbyn.

I wneud cais am gopi o’ch data a gedwir gan ORS, gallwch:

Yr hawl i unioni

Os ydych chi’n credu y gallai’r wybodaeth y mae ORS yn ei chadw fod yn anghywir, mae gennych yr hawl i gael hyn wedi’i gywiro. Fodd bynnag, dylid nodi bod y data a gedwir at ddibenion ystadegol yn cynrychioli cyfnod mewn amser ac felly nid oes gan ORS unrhyw rwymedigaeth i newid unrhyw beth a oedd yn gywir ar adeg casglu’r data.

Lle fod gan gleientiaid ORS yr hawl hon, byddwn ni’n rhoi pob cymorth iddynt wrth gydymffurfio ag unrhyw geisiadau y maent yn eu derbyn.

Yr hawl i gael eich anghofio, a elwir hefyd yr hawl i gael eich dileu

Mae gennych chi’r hawl i dynnu eich caniatâd i ORS yn prosesu eich data, mewn amgylchiadau lle nad ydym yn dibynnu ar ganiatâd. Fel arfer, bydd ORS yn cytuno i’r gofyniad hwn, ond, lle defnyddir data at ddibenion ystadegol, fel arfer bydd gennym yr hawl i barhau i brosesu’ch ymatebion a dim ond dileu’r wybodaeth sy’n eich gwneud yn bosibl i’ch adnabod chi. Bydd y cais hwn yn cael ei farnu dan yr amgylchiadau.

Lle fod gan gleientiaid ORS yr hawl hon, byddwn ni’n rhoi pob cymorth iddynt wrth gydymffurfio ag unrhyw geisiadau y maent yn eu derbyn.

Mae ORS yn cadw ei restrau ‘dim cyswllt pellach’ ei hun i sgrinio yn erbyn samplau ar gyfer prosiectau ymchwil. Os hoffech chi gael eich cynnwys yn y rhestrau hyn, yna anfonnwch eith manylion. Gwnewch yn siwr i roi gwybod am unrhyw rifau ffôn, cyfeiriadau ebost a chyfeiriadau post nad ydych am i ni eu defnyddio:

Byddwn bob amser yn dileu eich manylion cyn gynted a phosibl. Gall gymryd hyd at wythnos i rifau ffôn a chyfeiriadau ebost i gael eu tynnu oddi ar unrhwy brosiectau cyfredol. Gall gymryd hyd at mis i gyfeiriadau post cael eu tynnu, oherwydd yr amseroedd arwain hwy ar y prosiectau hynny.

Yr hawl i wrthwynebu

Pan fo prosesu eich data yn seiliedig ar fuddiannau dilys ORS neu ei gleientiaid, mae gennych chi hawl i wrthwynebu yn seiliedig ar eich sefyllfa benodol. Gellir cyfyngu prosesu (gweler isod) tra penderfynir ar ddiddordebau pwy sy’n bennaf.

Lle fod gan gleientiaid ORS yr hawl hon, byddwn ni’n rhoi pob cymorth iddynt wrth gydymffurfio ag unrhyw geisiadau y maent yn eu derbyn.

Yr hawl i gyfyngu prosesu

Mae eich hawl i gyfyngu prosesu yn berthnasol:

  • Lle bod cywirdeb y data personol dan sylw
  • Lle ystyrir bod prosesu yn anghyfreithlon ond nad ydych am i’ch data gael ei ddileu
  • Lle nad yw ORS bellach angen y data ond mae angen i chi ei gadw ar gyfer hawliadau cyfreithiol, neu
  • Lle rydych wedi herio cydbwysedd buddiannau cyfreithlon ORS a/neu ei gleientiaid wrth brosesu yn erbyn eich diddordebau eich hun (gweler uchod)

Rhaid dyfarnu cais yr hawl hon fesul achos.

Lle fod gan ein cleientiaid yr hawl hon, bydd ORS yn rhoi pob cymorth iddynt wrth gydymffurfio ag unrhyw geisiadau y maent yn eu derbyn.

Yr hawl i gludo data

Pan fo prosesu eich data yn seiliedig ar ganiatâd ac yn cael ei gynnal yn electronig, mae gennych yr hawl i ofyn am gopi o’ch data fod ar gael.

Lle fod gan gleientiaid ORS yr hawl hon, byddwn ni’n rhoi pob cymorth iddynt wrth gydymffurfio ag unrhyw geisiadau y maent yn eu derbyn.

Hawliau ynghylch penderfyniadau a phroffilio awtomataidd

Yn gyffredinol, nid yw ORS yn cynnal unrhyw weithgareddau y byddai’r hawl hwn yn berthnasol iddynt.

Lle fod gan gleientiaid ORS yr hawl hon, byddwn ni’n rhoi pob cymorth iddynt wrth gydymffurfio ag unrhyw geisiadau y maent yn eu derbyn.

Yr hawl i wneud cwyn

Mae ORS yn cymryd diogelwch data o ddifrif ac yn gwneud eu gorau i gydymffurfio â deddfwriaeth a’r arfer orau. Os ydych chi’n meddwl bod eich data wedi cael ei gam-drin gennym ni, cysylltwch â ni gyda’ch pryderon:

Hefyd, mae gennych chi’r hawl i Mae gennych hefyd yr hawl i gyflwyno cwyn gydag awdurdod goruchwyliol, sef Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar gyfer y DU.

Defnyddio ein gwefannau

Mae’r manylion isod yn berthnasol i holl ymwelwyr ors.org.uk gan gynnwys is-barthau a thudalennau ailgyfeiriedig e.e. holiaduron ar-lein ac Ardal Aelodau cleientiaid, a thudalennau sy’n ailgyfeirio at ors.org.uk o opinionresearch.co.uk

Wrth i chi lwytho unrhyw dudalen we ar wefan ORS, bydd cyfeiriad eich Protocol Rhyngrwyd (IP), y dudalen a lwythwyd gennych, a dyddiad ac amser y llwythid y dudalen yn cael eu cofnodi ar weinydd ORS. Fel arfer, cedwir y cofnodion hyn am hyd at bum wythnos ac ni chaiff y wybodaeth hon yn cael ei rhannu ag unrhyw drydydd parti ac eithrio yn yr achos lle mae defnydd anawdurdodedig neu faleisus wedi arwain at ymchwiliad troseddol a/neu achos cyfreithiol.

Ni fyddwn yn gallu adnabod unrhyw unigolyn fel arfer o’r wyboadeth hyn yn unig.

Mae cysylltiadau rhyngrwyd cartref fel arfer yn defnyddio cyfeiriadau IP dynamig. Mae hyn yn golygu y rhoddir IP newydd i chi gan eich Darparwr Gwasanaeth Rhyngrwyd (ISP) bob tro i chi ailosod eich cysylltiad. Fel canlyniad, ni fyddai ORS na’i gleientiaid yn gallu eich adnabod o hyn yn unig.

Yn aml, bydd gan sefydliadau neu adeiladau gyda’u gweinyddion eu hun gyfeiriadau IP statig. Mae hyn yn golygu fod yr un cyfeiriad IP wedi’i neilltuo’n barhaol. Yr unig wybodaeth allai ORS ei chael gan hyn yw perchennog y cyfeiriad IP. Gall hyn roi gwybod i ni safle eich dyfais pan gysylltoch chi â’r wefan, ond ni fyddai ORS na’i gleientiaid yn gallu eich adnabod o hyn yn unig.

ORS yw’r unig reolwr data am yr holl wybodaeth sy’n cael ei chasglu drwy ei wefan fel hyn. Mae gennym hawl gyfreithlon i brosesu’r wybodaeth hon gan fod gennym ddiddordebau cyfreithlon i fonitro defnydd ein gwefannau. Mae hyn yn ein galluogi i adolygu a gwella’r wybodaeth a gwasanaethau sy’n cael eu darparu, ac i ein galluogi i ddilyn unrhyw ddefnydd anawdurdodedig at bwrpas diogelwch.

Gan nad yw hyn fel arfer yn ein galluogi i adnabod unrhyw unigolion, ac nid oes rheswm i ni wneud hyn, nid yw’r gweithrediad hwn yn torri cysylltiadau, neu hawliau rhyddid sylfaenol, unrhyw unigolion.

Cwcis

Mae cwcis yn ffeiliau testun bach sy’n cael eu storio ar ddyfais pori gwe defnyddiwr (e.e. cyfrifiadur, ffôn symudol, tabled, teledu sy’n cysylltu â’r we, ac ati).

Mae ORS yn cynnal nifer o wefannau, ac mae rhai ohonynt yn defnyddio cwcis. Rydym ni’n eu defnyddio am resymau megis sicrhau diogelwch gwefan ORS, gwella dibynadwyedd ein harolygon ar-lein, galluogi defnyddwyr i barhau i lenwi arolygon ar-lein, deall sut mae gwefan ORS yn cael ei defnyddio, ac ati.

Gall cwcis fod o ddau fath gwahanol; cwcis sesiwn neu gwcis parhaus.

Mae cwcis sesiwn yn para cyhyd â bod y porwr yn aros ar agor ac maen nhw’n galluogi ORS i gydnabod bod ceisiadau am wahanol dudalennau gwe mewn un sesiwn pori yn deillio o’r un porwr. Mae hyn yn hanfodol ar gyfer gweithrediad cywir rhai rhannau o wefan ORS, er enghraifft arolygon ar-lein neu adrannau sy’n gofyn i ddefnyddwy fewngofnodi.

Mae cwcis parhaus yn cael eu storio rhwng sesiynau pori ac yn galluogi ORS i gydnabod bod porwr gwe wedi ymweld â gwefan ORS yn barod.

Dileu neu Flocio Cwcis

Dylai fod gan eich porwr gwe osodiadau sy’n eich galluogi i ddileu neu flocio cwcis. Mae’n anodd i ORS ddarparu cyfarwyddiadau manwl ar sut i wneud hyn oherwydd yr amrywiaeth eang o borwyr gwe sy’n cael eu defnyddio, felly argymhellir eich bod chi’n mynd at werthwr eich porwr am ragor o wybodaeth. Fel arall, mae What Are Cookies y wefan yn darparu cyfarwyddiadau ar gyfer y porwyr mwyaf poblogaidd a rhagor o wybodaeth gefndirol.

Nodwch mewn rhai achosion, gall dileu neu flocio cwcis atal rhannau o rai wefannau ORS rhag gweithio.

Gwybodaeth am Cwcis Parti Cyntaf

Mae’r rhain yn gwcis sy’n tarddu o weinyddwyr ORS ei hunain. Isod ceir rhestr o wefannau a gynhelir gan ORS ynghyd â rhestr o gwcis y mae pob un ohonynt yn eu defnyddio a disgrifiad byr o’u pwrpas.

Gwefannau

Enw’r Cwci

Pwrpas

www.ors.org.uk
members.ors.org.uk
PHPSESSID

Defnyddir ID Sesiwn i gydnabod bod ceisiadau tudalen dilynol yn deillio o’r un porwr gwe. Hanfodol wrth sicrhau gweithrediad holiaduron ar-lein a rhannau o’r wefan sy’n cael eu diogelu gan fewngofnodi yn gywir.

www.ors.org.uk unique Defnyddir i ganfod ac atal camddefnydd arolygon ar-lein.
members.ors.org.uk has_js

Wedi’i osod gan feddalwedd rheoli gwefan ORS, Drupal, i gofio a yw eich porwr wedi galluogi JavaScript.

members.ors.org.uk Drupal.toolbar.collapsed

Wedi’i osod gan feddalwedd rheoli gwefan ORS, Drupal, i gofio dewisiadau arddangos.

online.ors.org.uk laravel_session

Defnyddir ID Sesiwn i gydnabod bod ceisiadau tudalen dilynol yn deillio o’r un porwr gwe. Hanfodol wrth sicrhau gweithrediad holiaduron ar-lein yn gywir.

www.ors.org.uk
members.ors.org.uk
online.ors.org.uk
SERVERID

Wedi’i osod gan un o’n gweinyddwyr i nodi ar ba weinyddwr y mae eich sesiwn yn rhedeg ar hyn o bryd i alluogi cydbwyso llwytho.

online.ors.org.uk unique_respondent

Defnyddir i ganfod ac atal camdefnydd arolygon ar-lein.